Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadores, sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo.
La complejidad de la organización de un evento de estas características, depende en gran medida de varios factores: personalidades y autoridades que acudan al mismo, lugar donde se celebra, importancia del evento (si es una final por ejemplo), si el evento se va a retransmitir por televisión, etc.
Todo ello conlleva a los organizadores a establecer un completo esquema en el que se contempla, además de las lógicas precedencias, un completo plan de trabajo en el que se deben tener en cuenta aspectos de seguridad (tanto de personalidades como del público que asiste al evento), control policial, planes de emergencia (protección civil y asistencia sanitaria), etc.
Al mismo tiempo hay que saber destacar, y así lo requieren los patrocinadores, la publicidad que financia al evento, colocando sus logotipos y material publicitario en los lugares más destacados y visibles, tanto para los espectadores del recinto como para los televidentes que siguen el acontecimiento desde sus casas.
Por todo ello el equipo de trabajo que se encarga del Protocolo y la organización deberá tener en cuenta todos estos factores, así como tener capacidad de reacción para controlar cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir a lo largo del evento.
Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo podemos enumerar:
1. Creación de invitaciones y su envío a los correspondientes invitados y federaciones.
2. Emisión y control de acreditaciones de todo tipo: VIP, prensa, etc.
3. Ordenación de personalidades y autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias posibles (entrega de premios/medallas, recepción de participantes, etc.).
4. Planificación de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios y clausura.
5. Planificación de actos promocionales como ruedas de prensa, presentación de sponsors, creación de dossiers para la prensa y otros medios, etc.
6. Asistencia y atención de personalidades y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.
7. Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, podiums/tarimas, premios (trofeos, medallas, etc)., regalos promocionales, etc.
8. Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.
Al tratarse de actos de índole privada, en la mayor parte de los casos, no hay un protocolo oficial que pueda aplicarse a todos los eventos deportivos, aunque la mayoría de ellos comparten un fondo común. Cada comité organizador puede establecer distintas reglas a aplicar, manteniendo siempre una coherencia en las mismas, y tratando de aplicar normas del Protocolo oficial en el caso de asistencia de autoridades y personalidades públicas.
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION DE EVENTOS DEPORTIVOS
INFORMACION
Al iniciar y ponerse al frente de la Coordinación de un Evento Deportivo como requerimiento primordial se debe recopilar información de años anteriores (objetivos, programas y detalles mínimos), esto para tener una óptica clara de lo preestablecido y arrancar con el trabajo.
Es muy importante archivar y publicar en Internet, E-mail, prensa local y hojas semanales todos los detalles ya revisados y puestos en marcha esto para mantener la información (cronograma, nomina de los equipos participantes, tabla de posiciones, resultados, goleadores, etc.) y mostrar lo que se esta haciendo durante y al final del Evento.
PRESUPUESTO
La construcción lógicamente en la primera vez del presupuesto debe sujetarse a cotizaciones y calidad de servicio se aconseja tomar en cuenta los imprevistos en porcentajes que van del 25 % sin base de años anteriores y 5 % en base del año anterior esto como experiencia propia.
Los Ingresos como una de las dos partes importantes del Presupuesto consta de la entrada de dinero por:
• Inscripciones
• Concesionarios
• Porcentaje de Ventas
• Stans
• Publicidad
Los Egresos por entendido son los gastos realizados por:
• Programa de Inauguración y Clausura
• Arbitraje
• Personal de Apoyo
• Implementos Deportivos
• Trofeos
• Transportación
• Coordinación
• Imprevistos
PLANIFICACION
Al aprestarse la clausura del Campeonato se tiene que dar un retoque al plan de Actividades por que se va a depender en parte a los acontecimientos que se hayan dado durante el mismo, para ello se requiere una reunión con los miembros de la organización y definir ciertos detalles importantes (trofeos, programación artística, menú de clausura, sorteos, premios, etc.).
4. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Ordenar recursos humanos y recursos materiales.
Identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y actividades.
Establecer nivel de descentralización, coordinación y comunicación.
Para conseguir mediante la planificación: calidad, eficacia y eficiencia.
5. FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS.
Identificar y distribuir responsabilidades, competencias y actividades.
Establecer la estructura organizativa.
Definir nivel descentralización toma de decisiones.
Posibilitar coordinación y comunicación.
Formular planificación operativa.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS
INTRODUCCIÓN
El Proceso de Organización de una Actividad deportiva contempla una serie de Fases coordinadas entre sí.
Siempre que vayamos a realizar cualquier acción debemos analizar la situación de nuestra propia Organización (Institución, Entidad, Empresa, etc.) y de nuestro entorno, para realizar un diagnóstico que nos posibilite actuar en consecuencia y tomar las decisiones de gestión y organización más adecuadas.
Las Fases del Proceso de organización de una Actividad deportiva, son las siguientes:
PROYECTO |
CANDIDATURA |
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA |
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA |
PLANIFICACIÓN OPERATIVA |
PROGRAMA |
DIFUSIÓN |
EJECUCIÓN |
EVALUACIÓN |
MEMORIA |
PRESUPUESTOS:
1.3. PRESUPUESTOS Y FINANCIACIÓN
PRESUPUESTOS DE GASTOS:
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Instalaciones
Equipamientos
Transportes
Arbitrajes
Alojamientos
Manutención
Seguros
Difusión
Gastos financieros
Imprevistos
PRESUPUESTOS DE INGRESOS:
Inscripciones
Unión Europea
Estado
Comunidad Autónoma
Diputación Provincial
Ayuntamiento
Patrocinador
Publicidad
Merchandising
Otros
INVENTARIO (MATERIAL Y EQUIPO)
Ampliar el panorama realizando un inventario completo y conciso de la implementación física que se cuenta establecer lo nuevo, lo viejo y lo inservible para renovar o reparar y de lo más utilizado tener reservas; respecto al espacio físico tenemos que proyectarnos a mostrar servicio, seguridad y desempeño en todas las áreas.
NECESIDAD ES DE MATERIAL Y EQUIPO:
Durante la organización del evento deportivo, una de los puntos que se deben tomar más en cuenta, es el presupuesto destinado a la compra del material con el que se realizara la actividad, para realizar una lista completa y concreta, se tiene que resaltar, que es indispensable la implementación de materiales de buena calidad (para la seguridad de los competidores) o si se ocuparan sustitutos o adaptaciones, vigilar que cumplan la misma función que los originales.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los más comunes:
RECURSOS MATERIALES PARA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS |
PANCARTAS |
DISPLAY |
CINTA VALIZADORA |
CARPAS |
MEGAFONÍA |
TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES |
ORDENADORES |
MATERIAL DE INFORMÁTICA |
MATERIAL DE OFICINA |
VALLAS |
PODIUM |
ESTACAS |
FOTOCOPIADORA |
ALRGADORES DE LUZ |
WALKI TALKIS |
CÁMARA DE FOTOS |
CÁMARA DE VÍDEO |
RETROPROYECTOR |
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS |
CAÑÓN PARA POWER POINT |
CINTA MÉTRICA |
PIZARRA |
CRONÓMETROS |
DORSALES |
IMPERDIBLES |
LINTERNAS |
PILAS |
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES |
MARCADORES |
PROGRAMA DE MANO |
SILBATOS |
PINS/CAMISETAS/CARPETAS |
6.1. PRESUPUESTO GENERAL
PRESUPUESTO DE GASTOS
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organización de la actividad:
Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.
Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en
los gastos, el costo que conllevaría si lo hubiésemos comprado/ alquilado/ trasladado, a precio de mercado.
- Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
El resto de los conceptos: desplazamientos, arbitrajes, alojamientos, manutención, seguros, difusión, gastos financieros e imprevistos, debemos presupuestarlos igualmente lo más exacto posible al coste real de los mismos.
PRESUPUESTO DE INGRESOS
El presupuesto de ingresos debe “equilibrar” los gastos.
Si “hubieran o hubiesen” más ingresos que gastos, las instalaciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras realizarían menos aportación. Es muy importante saber los ingresos que tenemos de las aportaciones de las instituciones y entidades colaboradores para establecer el precio de inscripción en la Actividad que, obviamente, estará más o menos subvencionado dependiendo de la política deportiva de la institución organizadora de la misma. La tendencia es que los/ as participantes en una Actividad deportiva sufragen con sus inscripciones el 50% del coste de la Actividad.
NO PUEDO MANDARLEZ KON TODO II EL FORMATO…
PERO EN ESTE ENLACE EN LA ULTIIMA HOJA VIENE EL ORGANIGRAMA…PA Q LO TENGAN!!!!!!
12. Jueces
En el caso de ser un evento formal y de niveles superiores:
La asociación deportiva estatal, designara los jueces para el evento y su decisión será inapelable,
considerando que dichos jueces tienen que participar en el curso anual de jueces convocado por la
asociación deportiva Nacional.
La Asociación Deportiva Nacional deberá realizar un curso de capacitación al menos 6 meses antes del
evento.
Ningún Juez podrá desempeñar otra función dentro de la Olimpiada Nacional.
En el caso de ser un evento deportivo informal o de niveles inferiores, los jueces solo deberán cumplir los siguientes requisitos:
En este caso habrá varios jueces especializados en la verificación del cumplimiento de las normas señaladas, y en el caso de infracción se encargaran de su sanción. También tendrán que deliberar crítica y neutralmente las decisiones que serán tomadas en los análisis de los resultados, conociendo el reglamento del deporte ejecutado.
ADECUACION DE LA INFRAESTRUCTURA
Durante la organización del evento deportivo, se tendrá que recapacitar y valorar la infraestructura con la que se cuenta para dicho evento, si es la adecuada, la ejecución será más viable de realizar, en el caso contrario, se tendrán que hacer algunas adaptaciones a ésta considerando lo que se llevara a cabo, también se tiene que tomar en cuenta el presupuesto destinado para que se establezca una lista concreta de los materiales extra que se ocuparan para dichas modificaciones que dependen del deporte especifico.
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